ページの本文へ

Hitachi

株式会社日立公共システム

福島県国見町様

公文書管理法の施行・東日本大震災をきっかけに、文書管理の根本的な見直しを遂行し、活用される財産に。

※本事例は、株式会社日立システムズ東北支社が受注・導入したものです。
※自治体向け文書管理システム「e-文書」は、「ADWORLD 文書管理システム」に製品名を変更いたしました。
 インタビューの文章中は、旧製品名のままで掲載しておりますのでご了承ください。

公文書管理法の施行・東日本大震災をきっかけに、
文書管理の根本的な見直しを遂行し、活用される財産に。

インタビュー写真

「文書管理に対する意識付けを継続し、住民の財産としてさらに活用できるよう整備していきたいです。」

福島県 国見町 総務課 庶務係 主査
八島 章 様

福島県国見町様は、公文書管理法の施行をきっかけに文書管理のあり方を検討していましたが、東日本大震災で庁舎を利用できない状態となり、庁舎内の全文書の棚卸しを余儀なくされました。
全庁的に不要な文書の廃棄や新しい文書の分類方法の確立、文書管理勉強会などが行われ、文書管理に対する意識付けがなされました。さらに、2012年6月に自治体向け文書管理システム「e-文書」をクラウドサービスで導入し、効率的な文書管理を実現しています。

お客さまの問題
文書管理のルールはあったが、周知徹底が足りずに形骸化してしまっていた

- 従来の文書管理はどのように行われていましたか?

国見町では以前から文書管理規定が定められていたものの、それが職員に根付いているかというとそうではありませんでした。文書の私物化といいますか、担当者しかそのありかがわからなかったり、個人の引き出しに入っていたりというような状況が散見されていました。これは個々の職員が悪いのではなく、文書管理規定の周知や啓蒙活動が不足していたというのが一番の原因だったと感じています。

文書管理見直しのきっかけ
公文書管理法の施行、東日本大震災の発生により、文書管理のあり方を考え直した

- 文書の管理を見直そうと思ったきっかけは何ですか?

震災後の書庫の状況
震災後の書庫の状況

公文書管理法の施行が大きいですね。「文書の適切な管理」が努力義務とはいえ法律化されたことで、この機会にきちんとした形で国見町でも文書管理を行いましょうということになりました。具体的にどのように進めていこうかを検討しているところで、東日本大震災が起きてしまったのです。

- 東日本大震災での、文書の被害はどのような状況でしたか?

国見町の庁舎は、天井が全部落ちてしまい使用不可能な状態になってしまいました。文書を保管している保管庫からもファイルがすべて床に落ちてしまったり、ガラスの割れた窓から雪が吹き込んでだめになったりした文書もありました。それまで考え始めていた文書管理の見直しの計画は、白紙となってしまい途方に暮れていた状態だったのですが、床に落ちた文書を見ていたところ、不要な文書がかなり存在することに気づき、全職員で文書の棚卸しを行うことになりました。

- かなり大変な作業だったのではないでしょうか。

あのときは、庁舎が倒壊するのではないかと思うほど余震もひどかったのですが、休日返上で棚卸しを行いましたね。文書の量は全部で段ボール4,000箱分あったのですが、そのうち廃棄することになったのは6割強の2,500箱にもなり、いかに不要な文書が多かったかを実感しました。まずは文書のライフサイクルをしっかりさせなくてはいけないということで、ルールを一から考え直すこととしました。

職員への啓蒙活動
文書管理の必要性を職員に理解してもらうためにさまざまな施策を実施

- 新しい文書管理のルールはどのように決めていったのでしょうか?

仮庁舎での文書管理勉強会の様子
仮庁舎での文書管理勉強会の様子

今までは「割り付け式」と言って、トップダウンで分類を指示するやり方だったのですが、今回はボトムアップで各課が分類を決めていくというやり方にしました。初めてのことだったため、外部のコンサルタントに協力してもらい、3ヵ月ほどかけて分類の素案を作り上げました。

- その分類に沿った文書管理方法はどのように浸透させていったのですか?

勉強会ですね。実際に自分たちが管理している文書を持ち寄り、新しく決めた分類にファイリングしていくという、実践型の勉強会です。全職員が受講できるよう、何回も開催しました。勉強会と並行して、文書の大切さや、文書管理における先進自治体の事例を全職員あてに通知を出して紹介するなど、意識の向上を促しました。

- 文書管理システムの導入についてはどのように考えられていたのですか?

ライフサイクルに沿った文書管理を行うためには、システムの導入は必須だと考えていました。ただ、これまで個人でやりやすいように行っていた文書の管理をシステムで行うことにより、逆に職員の手間がかかってしまうことは明白です。職員にその手間が「必要な手間」であることを理解してもらうことが一番の課題でした。

- システム導入に対する職員の方の反応はいかがでしたか?

勉強会などを通して職員の方に文書管理の重要性を理解してもらえたので、特に大きな混乱はありませんでした。4,000箱分の文書の棚卸しを全職員で行った経験も、文書管理の大切さが職員に浸透したきっかけになったと思っています。

「e-文書」選定の理由
文書管理業務の負担を軽減できる、優れた操作性を評価

- システム選定にあたり、どのような点を重視しましたか?

多くの職員が利用するものですし、これまでの文書管理業務よりも手間をかけさせてしまうので、極力操作にストレスがないものを、という観点でシステムを選定しました。何社かデモを見せてもらった中で、操作性や視認性に最も優れていたのが日立GPの「e-文書」だったので、選びました。

システム導入後の効果
紙のファイリングも合わせて、文書が体系化され検索しやすく

- システム導入から8ヵ月経過して、現在の状況はいかがですか?

「e-文書」利用の様子
「e-文書」利用の様子

操作性を重視して選定したこともあり、職員も使いやすいようで、これまでシステムに対して苦情らしい苦情はありませんね。システム導入から現在までで、約8,000件の文書を「e-文書」で処理しています。また、文書管理を推進する立場からすると、システムからファイルの背表紙が出力される機能が便利で、この背表紙を貼っている文書は正しく管理されている文書、と一目でわかるようになりました。

- 住民への情報提供というところでは効果がありますか?

情報公開の請求件数の実績でいうと国見町はあまり多くありませんが、簡単な情報提供を求められた際に検索しやすくなったので、情報の活用は以前に比べてだいぶ良くなったと思います。文書というのは、町民の財産ですからね。誰でも検索できてありかが分かる、というのが一番の形です。

今後の計画
住民の財産である文書をより活用できる形にもっていく

- 文書管理の品質を維持するために工夫されていることはありますか?

文書管理を徹底するためには、維持管理に一番力を入れなくてはいけないと考えています。そこで、定期的にコンサルタントによる監査を行っており、今年は年3回実施しました。監査は100点満点で、課ごとに点数を出して、点数が低かった課は再度やり直すということを繰り返しています。最近では、どの課も監査を始めた当初に比べて高い水準になりました。

- 今後の国見町の文書管理をどうしていきたいですか?

より体系的な文書管理を行えるような環境を整えて、各課の仕切りを設けない「キャビネット室」を新庁舎に作成したいと考えています。わたしたちの文書は町民の財産ですし、課の垣根を越えてもっとオープンにして、活用できるようにしたいと考えています。セキュリティの問題など解決しなくてはいけない懸案はありますが、実現できるように現在計画しています。さらに将来的にめざすところは、ペーパーレス化ですね。なかなかハードルが高い目標ですが、セキュリティという面でも管理がしやすいこともありますし、他の自治体での取り組み事例などを参考に、考えていきたいと思います。

[2013年3月取材]

お客さまメモ

福島県国見町

福島県国見町町章

福島県中通りの最北端に位置し、北は宮城県白石市と接しています。コシヒカリと桃を中心とした農業を主産業としており、信達盆地の肥沃な土地に恵まれた町です。また、国指定史跡である阿津賀志防塁など多くの史跡が点在し、豊かな自然と義経ゆかりの町としても知られています。
2011年3月の東日本大震災で、庁舎は利用不可能な状況となり現在仮庁舎で業務を行っていますが、2015年に新庁舎が完成する予定です。

導入事例リーフレットをダウンロードできます

*
本事例中に記載の内容はインタビュー当時のものであり、変更されている可能性もあります。詳細はお問い合わせください。
*
日立公共システムエンジニアリング株式会社は2014年1月より、株式会社日立公共システムに社名を変更しました。
Adobe Readerのダウンロード
PDF形式のファイルをご覧になるには、Adobe Systems Incorporated (アドビシステムズ社)のAdobe® Reader®が必要です。

資料請求・お問い合わせ

「ADWORLD 文書管理システム」の詳しいご案内やお見積もり、ご意見・ご質問やカタログの請求などございましたら、お気軽にお問い合わせください。