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株式会社日立公共システム

山口県長門市様

「ADWORLD 人事給与システム」と「ADWORLD 庶務事務システム」を同時に導入
各種申請・届出事務のペーパーレス化と業務効率化を実現

※本事例は、株式会社日立ソリューションズ西日本が受注・導入したものです。

長門市役所 企画総務部 総務課 人事係 係長 大賀 功治様
「やはりペーパーレス効果は大きいです。
集計もシステム上で行えるので、紙を見ながら数字を拾う必要もなく本当に楽です。」

長門市役所 企画総務部 総務課 人事係様の写真

山口県長門市(以下:長門市)様では、正職員、臨時・嘱託職員あわせて約700人の人事業務全般を人事係3人で担当されています。以前利用していた人事給与システムの保守終了に伴い、システムの入れ替えを行うことになり、2015年1月に「ADWORLD 人事給与システム」と「ADWORLD 庶務事務システム」を導入いただきました。各種申請・届出事務のペーパーレス化、および人事給与・庶務事務システム間の連携が図られたことで、従来負担となっていた紙の配布や回収、データの集計や入力といった作業の大幅な効率化が実現しました。

長門市における人事業務
人事係3人で、正職員、臨時・嘱託職員あわせて約700人を担当

- 長門市様における人事業務についてお聞かせください。

係長 大賀 功治様の写真
係長 大賀 功治様

長門市では、正職員、臨時・嘱託職員あわせて約700人の人事業務全般を人事係3人で担当しています。人事給与や申請・届出事務以外にも、採用や職員研修をはじめ沢山の業務を担当しているので大変です。
私は人事係を担当して4年目、係長になって2年目です。まだ日々の業務をこなすのが精一杯で、人材育成の充実などが課題だと感じていますが、昨年一通りの業務を経験してようやく一年間の流れを理解できましたので、若干余裕が出てきました。

導入前の課題
紙の配布や回収、集計・入力作業の負荷が大きく、資料の保管場所にも困っていた

- 「ADWORLD」導入前は、どのような課題がありましたか?

以前の人事給与システムには、表計算ソフトなどで作成した表を取り込む機能がなかったため、職員情報を直接入力する作業に時間がかかっていました。ただ、それ以外で不便だった部分については、自分でツールを作成して補完していたので、さほど不満を感じていませんでした。一方、申請・届出事務はすべて紙による運用だったのでかなり負荷がかかっていました。紙の申請書だと承認までに時間がかかりますし、増え続ける資料の保管場所にも困ります。勤務実績の集計・入力作業も大変でした。

システム入れ替えのきっかけ
旧システムの保守終了に伴い、より使いやすいシステムを検討することに

- システムの入れ替えを検討することになったきっかけは?

それまで利用していた人事給与システムの保守終了に伴い、「どうせ新しいシステムに変えるなら、プロポーザルを行ってより使いやすいものを探そう」という話になり、同時に庶務事務システムの導入についても検討を始めました。

「ADWORLD」選定のポイント
庶務事務システムの機能が充実、営業担当者の親身な対応にも満足

- システム選定にあたり、重視したポイントは何でしたか?

人事給与システムについては、やはり表の取り込み機能を備えているものを選びたいと思っていました。ほとんどの情報は職員番号を持っており、表をシステムに取り込むことができれば容易に情報を個人に紐づけられ、入力作業の軽減が期待できます。また、庶務事務システムと連携できることも重視しました。

- 「ADWORLD」を選定いただいた理由を教えてください。

プロポーザルの結果、使い勝手もよく価格面でもこちらの想定範囲内であったことや、庶務事務システムの機能が充実していたことなどが決め手となりました。また、営業担当者の対応も良かったと思います。質問や相談に対する回答を電話だけで済ませることなく、わざわざデモ機をもって説明しに来てくれました。他社に比べてレスポンスが速いので、連絡や調整をスムーズに行えました。

導入効果
「時間外手当の登録」「年休付与」などの作業が大幅に効率化

- 特に楽になった業務がありましたら具体的にお聞かせください。

係長 大賀 功治様の写真

新しいシステムになってから、時間外手当の登録がとても楽になりました。以前は、紙であがってきた時間外勤務の実績を手で集計してからシステムに入力していたのですが、今は庶務事務システムの電子データをそのまま人事給与システムに取り込めるので助かります。

庶務事務システムについては、年休付与の処理をシステム上だけで行えるところが便利だと思います。以前は、紙の年休簿を職員の人数分印刷して、各課および現場に配布する手間がかかっていました。特に年末年始は、年休取得日数の実績を集計して新たな年休を付与するために、年休簿の回収・配布を何度か行う必要がありましたが、そういった作業も一切なくなりました。

- 庶務事務システムの導入効果が大きいようですね。

そうですね。やはりペーパーレス効果は大きいです。集計もシステム上で行えるので、紙を見ながら数字を拾う必要もなく本当に楽です。年休の付与を紙で行っていた頃は、毎回5日間位連続で23時〜24時まで残業していましたが、今では他の業務の合間にできるようになりました。また、年休を申請したい時に、各課でまとめている年休簿の冊子が見当たらない、といったこともなくなりました。

移行前後のエピソード
稼働後約3カ月が経過してから、徐々に軌道に乗り始めました

- 職員の反応はいかがですか?

稼働後約3カ月間は職員からの問い合わせ対応に追われましたが、徐々に電話が減って軌道に乗り始めたようです。みんなだんだん慣れてきたので、困っても職場内で解決できるようになってきました。一方、総務課長は、出勤日の振替や時間外勤務命令などの承認作業が増えてしまいました。また、紙の時と比べて融通が利かなくなったという声もあがっていますので、この機会に制度や運用ルールの見直しを行うべきか検討しています。

- 移行期間中特に印象に残ったエピソードがあれば教えてください。

一番苦労したことは、データの移行作業です。経費削減もあり、職員の履歴データを一件ずつ手で移行することにしたのですが、完了までに一年もかかってしまいました。やはり、費用をかけてでもデータ抽出サービスを利用するべきだったと今では思います。

サポート体制について
特に問題がなくても3カ月に一度は定例会を開催してくれます

- 保守・運用などのサポートについてはどのように感じますか?

時々電話で質問することがありますが、対策があればすぐに教えてくれますし、無理な要望についてもはっきり回答してくれるので信頼できます。また、特に大きなトラブルがなくても、3カ月に一回は定例会を開催して、運用上の課題や要望などを聞いていただいています。こちらは電話対応だけでも十分だと思っているのですが、本当に親身になって対応していただけて有り難いです。

今後の展開
データの抽出機能や活用方法について研究し、システムの活用範囲を拡大させたい

- 今後の取り組みについてお聞かせください。

大規模災害の発生に備えたクラウド化の検討なども将来的には考えたいと思いますが、まずは、庶務事務システムを使い込んで職員にもっと浸透させることが課題です。また、人事給与システムのデータ抽出機能・抽出データの活用方法などを研究して、業務に生かしたいと考えています。「業務に活用できたらきっと便利になる」と思えるようなデータも結構ありますので、システムへの理解を深めるとともに、システムの活用範囲をさらに拡大させたいと思っています。

[2016年5月取材]

お客さまメモ

山口県長門市

山口県長門市の写真

長門市は、本州の最西北端、山口県の西北部に位置しています。北側は日本海に面しており、変化に富んだ美しく雄大な自然景観が訪れる人々を魅了しています。市の歴史は長く、7世紀後半の「大化の改新」により「長門国大津郡」がこの地に成立したのが始まりとされています。
長門市では、こうした豊かな大自然とこれまで築かれてきた歴史・文化を融合したまちづくりを推進しています。2015年には、「長門市まち・ひと・しごと創生総合戦略」を策定し、「全国に誇れるまち」の実現に向けて市をあげて取り組んでいます。

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