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株式会社日立公共システム

愛三工業企業年金基金様

委託形態の変更をきっかけに、経理業務システムの切り替えを実施。
充実の機能で業務の平準化と「脱・属人化」を実現。

「日立公共システムの『年金基金経理システム』は、その機能の豊富さで周囲の基金間でも評価が高かったので、採用を決めました。負担だった月次・年次処理も効率化し、BCP対策としても、人に引き継ぎやすい業務へ改善できたと実感しています。」

愛三工業企業年金基金様の写真

愛三工業企業年金基金様(以下:基金)では、常務理事(健保兼務)と事務長の2名で、加入者約3000人弱・受給者約1100人、4事業所を対象とした企業年金基金業務を行っています。2014年に業務委託形態を変更したことに伴い、日立公共システムの「年金基金経理システム」へ切り替え、経理業務の流れを大きく改善しました。

基金における経理業務
実質的に1人で対応している基金業務

貴基金における経理業務についてお聞かせください。

私たちの基金は常務理事と事務長の2名で対応しています。起案と突合を私が、決裁を常務理事が行っています。常務理事は健保の理事を兼ねているので、実質的にはほぼ1人で業務にあたっています。

長く基金に携わっていらっしゃるのですか?

事務長 杉浦 栄美様の写真
事務長 杉浦 栄美様

私が基金の担当になったのは4年前です。それまでは全く別の仕事をしており経理業務は未経験でしたので、流れを覚えるのが大変でした。
愛知県には、東海3県の企業年金基金の担当者が集まる勉強会があります。少人数で運営している基金も多いことから、横のつながりで情報共有し、業務改善につなげようという取り組みです。基金業務が初めてだった私は、その場へ参加することで他の基金の方からいろいろ情報を入手していました。

「経理システム」導入前の課題
月次処理の作業量集中、年金経理の独特なルールに沿った決算対応が大きな負担に

従来の経理業務における一番の問題点は何でしたか?

月次処理の作業量が集中してしまうことです。当時は、紙に記載した1ヵ月分の伝票をまとめて経理システムへ入力する作業に、半日近くかかることもありました。年金経理の月次処理と合わせてやっていたので、大変でした。

年金経理でお困りだったことはありますか。

年金経理は業務経理と違い、月末・年度末で締めることができない独特の世界です。一番困っていたのは年度の決算処理です。業務経理は3月末で締められるのですが、年金経理は6月くらいまでかかり、前年度と今年度の経理処理を同時に行わなければいけません。これが大変なのは、前年度の年金経理のデータに修正があると、4月・5月のデータもすべてリセットして、修正時点から入力をやり直さなければならないところです。

システム選定の理由
周囲の多くの基金でも高い評価、機能の豊富さも重視

システムの切り替えを検討することになったきっかけを教えてください。

2014年に委託形態を1(1はローマ数字)B型から2(2はローマ数字)型へ変更したことに伴い、それまで行っていた経理業務について見直すことにしました。慣れたやり方を変えるのはハードルの高いことでもありますが、この機会を大きな改善につなげたかったのです。そこで、2(2はローマ数字)型の受託機関から提供された経理システムを使ってみたのですが、必要なアウトプットが出せませんでした。これでは機能的に足りないということで、他の経理システムを検討することとなりました。

システムを選定するにあたり、特に重視したポイントを教えてください。

私たちのやりたいことに対して、機能が充分備わっているかどうか、ということです。2013年3月に行政監査を受けた際、いくつか指摘を受けたのですが、システムを切り替えるにあたっては、監査対応もしっかりカバーできるものを選びたいと考えました。数社の経理システムを比較検討したところ、やりたいことを網羅している製品が、日立公共システムの経理システムのみでした。営業の方が、「機能の豊富さでは他社に負けません」と仰っていましたが、そのとおりだと思います。
正直なところ、他のシステムと比べて費用が割高でしたが、システムは一度導入すると長期間利用しますので、入れるからにはしっかりしたものを入れようと考えました。周辺の基金でも多く導入されており、評判がよかったことも、選定ポイントの一つです。

システム導入の効果
月次処理・年度処理が効率化、費用だけでは計ることのできない安心感を得た

経理業務はどのくらい効率化されましたか。

月次処理は半日程度から数10分程度に短縮されました。伝票の抜けなど問題がなければ、業務経理を月末に処理しておき、毎月10日〜15日に委託先から増減計算書が届いたら年金経理をチェックするだけで、即日月次処理が完了します。数値的には約78%の時間を削減できており、飛躍的に効率化されました。

懸案だった年度の決算処理についてはいかがでしょうか。

決算の大変さと年金経理の独特さは先ほど述べたとおりですが、システム導入後は、決算伝票に誤りが入っても、それまで入力していたデータを無駄にすることなく、該当箇所だけを修正できるようになりました。これは本当に助かっています。間違わないように日々作業していますが、間違ってしまうこともありますよね。このシステムはそういったかゆいところに手が届くような仕様が随所にあり、これまでたくさんの基金の声を仕様に反映させてきたんだなということを感じます。

当社担当者の対応はいかがでしたか。

SEと営業のどちらの方も、これまでに多くの企業年金基金を担当してこられて、基金業務の勘所みたいな部分までよくご存知ですから、安心して任せられました。システム導入後も相談先として大変頼りにしています。重要な経理部分を、しっかりしたシステムと頼りになる営業・SEが支えてくれているということが、費用だけでは計ることのできない大きな安心感につながっています。

今後の展望
BCP対策・働き方改革にもつながる、業務の平準化と「脱・属人化」を追求したい

今後の展望についてお聞かせください。

私の中でテーマにしているのが、業務の平準化と「脱・属人化」です。BCP対策や働き方改革にもつながりますし、いざという時は誰にでも引き継げるような業務にしたいと考えています。1人で担当しているからこそ、その意識が強いのかもしれません。今回の経理システムの導入を通して、人に引き継ぎやすい業務になったと手ごたえを感じています。コストが多少かかっても、長い目で見て意味のある投資だと考えています。これからも経理業務だけでなく、年金額改定業務の平準化など業務全体を常に見直し、それぞれの業務を改善していきたいです。

[2017年5月取材]

お客さまメモ

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愛三工業株式会社様のロゴ

3万点以上の部品から構成されるクルマの心臓といえるエンジン。その機能を最大限に発揮する頭脳として必要不可欠なのが「制御」です。愛三工業株式会社は、エンジン制御に大きな強みを持つエンジン制御システムメーカーで、その技術力が海外でも広く認められています。既に、世界の車の約3台に1台が愛三工業株式会社製の製品を搭載しています。「世界のお客さまに感動を Carving the future for Customers」を2020年ビジョンとして掲げ、あらゆる動力源の制御で世界に貢献するシステムサプライヤーをめざしています。

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